Fra papirtyranni til helikopter-perspektiv
En certificering behøver ikke at resultere i et uoverskueligt dokumentvælde. Firmaet effect har opbygget et ledelsessystem, der på omkring 30 effektive oversigtssider beskriver det samme som hundredvis af tætbeskrevne sider. System B8 er en af de virksomheder, der med hjælp fra effect har fået genskabt overblikket.
Fra papirtyranni til helikopterperspektiv
Formålet med et ledelsessystem er, at virksomheden kan dokumentere, at den har overblik og styr på processerne ,og at der sker en løbende udvikling inden for eksempelvis kvalitet og miljø. Formålet er ikke at producere en uoverskuelig mængde dokumentation, der ikke afspejler virkeligheden, men som det koster tid og penge at holde opdateret.
Derfor har kemiingeniør og auditor Annette S. Schmidt, der står bag firmaet effect i Hinnerup, udviklet et værktøj, der arbejder med flowdiagrammer.
Ledelsessystemet kan bruges til certificering efter ISO 9001, ISO 14001, EMAS, OHSAS 18001 og HACCP.
- Ledelsesstandarder er kun en ramme, som udadtil viser, at virksomheden har styr på tingene, og at indsatsen kan dokumenteres. Rammen skal virksomheden selv udfylde med egne krav og værdier, for standarderne siger ikke noget om, hvor meget dokumentationen skal fylde. Det vigtigste er, at et ledelsessystem beskriver de faktiske processer, som de er og at ledelses-systemet bruges til at sikre løbende forbedring, fx gennem medarbejder-inddragelse, siger Annette S. Schmidt.
- Virksomheder må derfor ikke fravælge at indføre en ledelsesstandard alene af frygt for, at der følger et stort administrativt bureaukrati og papirvælde med, for det behøver, der ikke at gøre.
Annette Schmidt har struktureret nøglepunkterne i de mest kendte ledelsessystemer og placerer dem i et overskueligt system, der er opbygget af flowdiagrammer og som er unikt for hver enkelt virksomhed. Hele systemet opbygges efter devisen, så få, men så relevante oplysninger som muligt.
Systemet har fået det blå stempel fra flere certificeringsorganer, der alle roser systemet for dets enkelthed. Overskueligheden gør nemlig, at alle kan se deres egen placering i virksomheden, og dermed kan de også se, hvem der er afhængige af deres arbejde i andre afdelinger. På den måde sikrer man, at ingen medarbejder bliver uundværlig, fordi arbejdsgange og informationer bliver synlige for alle. Samtidig gør overskueligheden også, at man får luget ud i nogle af de arbejdsrutiner, man hidtil har udført, blot fordi ”det har man altid gjort”.
System B8 fik genskabt overblikket
Og enkelheden fungerer i praksis. I juni 2005 blev møbelproducenten System B8 møbler a/s, det nyfusionerede Duba-B8 A/S, recertificeret inden for ISO 9001 og ISO 14001 af BVQI.
Virksomheden fik sin første ISO-certificering i februar 1993, og systemet var trods en revidering til en elektronisk udgave efterhånden blevet meget omfattende og uoverskueligt.
- Jo mere omfattende vores system blev, jo mindre bevægelsesfrihed fik vi, samtidig med at vores håndbog svarede mindre og mindre til virkeligheden – trods de bedste intentioner, fortæller Anni Albøge, der er miljø- og kvalitetskoordinator hos Duba- B8 A/S.
I efteråret 2004 tog Anni Albøge derfor i samarbejde med Annette S. Schmidt fat på at omlægge den elektroniske håndbog til de mere overskuelige flowdiagrammer.
- Det tager selvfølgelig tid at omlægge til flowdiagrammer, men det er vigtigt, at håndbogen afspejler dagligdagen, så den er lige til at slå op i, når man er i tvivl om noget. Nu har vi en oversigt fra helikopterhøjde, samtidig med at vi går i dybden, der hvor certificeringen kræver det, siger Anni Albøge.
- Vi har bygget systemet meget enkelt op i word- og exel-dokumenter. På en 13-skala ville jeg før give overskueligheden i vores system et 5-tal. I dag giver jeg det 11.
Annette S. Schmidt, effect, har opbygget et ledelsessystem, der gør certificering inden for miljø, arbejdsmiljø og kvalitet langt mere enkel i forhold til andre systemer.
Kilde: Pressemeddelelse fra effect.