Siden Gibotech A/S i 2016 flyttede til et nyt, stort domicil på 4.500 m2, har ledelsen haft fokus på at optimere og strømline virksomhedens aktiviteter. Som en del af et strategiarbejde i 2019 besluttede Gibotech derfor at udarbejde og implementere et kvalitetsledelsessystem i virksomheden. Kunders krav og behov skulle endnu mere i fokus, og de i forvejen gode processer i huset skulle optimeres yderligere og dokumenteres.

- Flytningen til nye lokaler var en god anledning til at kigge vores interne arbejdsgange og processer efter i sømmene. Det har længe været et stort ønske fra vores side at blive ISO 9001- certificeret, men den kraftige vækst i virksomheden har gjort, at vi har måttet udsætte det flere gange. Derfor er vi ekstra glade for, at vi i januar blev certificereret efter ISO 9001:2015, siger Henrik Anker, CEO i Gibotech A/S.

I takt med at virksomheden ekspanderer, og der ses ind i større og større projekter blandt andet inden for hospitalsverdenen, er der behov for mere styrede processer både internt og eksternt. Derfor fik man i huset oprettet en ny QHSE-afdeling, der i 2020 skulle arbejde målrettet med at få udarbejdet og implementeret kvalitetsledelsessystemet.

Udarbejdelse af systemet
Selve certificeringen var en intens og lærerig proces, hvor alle systemer, processer og procedurer blev gennemgået, evalueret og om nødvendigt tilpasset – og til sidst indgående beskrevet, så det kunne dokumenteres, at de blev fulgt.

I januar 2020 startede planlægningsarbejdet med implementering af systemet, og man valgte at hyre Jan fra Procespiloterne ind som konsulent, så QHSE-afdelingen kunne bruge ham til løbende sparring.

- Kvalitetsledelsessystemet skulle bygges op fra bunden. Alle eksisterende processer i huset er blevet analyseret ved at gennemgå arbejdsgange med medarbejdere og ledere. Her har samarbejdet med Procespiloterne været rigtig godt, og Jan har været en utrolig professionel samarbejdspartner, lyder det fra Anders Birkholm, Head of QHSE.

Efter analysen blev der udarbejdet en risikovurdering af processerne i huset. Risikovurderingen skulle kortlægge de risici, der var i forbindelse med afvikling af projekter. Resultaterne af risikovurderingen, sammenholdt med de data, der var indhentet i forbindelse med interview af medarbejdere, blev grundlaget for den nye projektmodel, der giver en klar definition af de processer, der er i huset.

- Vi anvender i dag den nye projektmodel aktivt fra salgsfasen, og til anlægget overgår til serviceafdelingen. Det betyder, at vi blandt andet arbejder mere med risikovurdering af projektet allerede i tilbudsfasen og derved får en bedre forankring af specifikationer og data i opstartsfasen af projektet. På den måde bliver vi endnu bedre i stand til at omsætte kundens ønsker og krav til det færdige produkt, lyder det fra Mikkel Bjerregaard, CSO og medejer af Gibotech.

Samlet afdeling for dokumentation
Gibotechs dokumentationsarbejdet ligger nu i den nye QHSE-afdeling, så al dokumentation i forbindelse med CE-mærkning og dokumentation af projekter er styret centralt sted i virksomheden.

- Ledelsessystemet er bygget op fra bunden i en Sharepoint-løsning, hvor alle medarbejdere har adgang til systemet. Her er projektmodellen bygget op, så alle let kan finde de procesbeskrivelser og skabeloner, de skal bruge. Vi har valgt Sharepoint, fordi det er en nem og fleksibel løsning, hvor der nemt kan opbygges og optimeres, så systemet passer til Gibotechs projektmodel, lyder det fra Anders Birkholm.

Fordele ved kvalitetsledelsessystemet
Allerede under implementeringen af systemet begyndte man at høste fordele, fordi uklare processer kom op til overfladen og blev behandlet og beskrevet. Det gav den enkelte medarbejder mere ro. Samtidig har systemet sikret en bedre indslusning af nye medarbejdere, fordi klare definitioner af arbejdsgange og opgaver giver et bedre overblik over, hvad man kan forvente af sin kollega, og hvad man selv skal bidrage med.

Et andet tiltag er afvigelsesregistrering, hvor data fra hele virksomheden samles ind. En afvigelse kan være en afvigende komponent eller eksempelvis en fejl i en kravspecifikation. Disse data samles og gennemgås løbende, så virksomheden kan minimere fejl og sikre, at kunden får et anlæg ud fra hans specifikationer og får den bedst mulige service.

Udbud og udlandet
Gibotech arbejder i stigende grad med udbud og store projekter, ikke mindst i udlandet. Her er ISO 9001 standarden anerkendt og enkelte store internationale kunder kræver allerede, at virksomheden de indgår samarbejde med, skal være ISO 9001 certificeret. Derfor er certificeringen en milepæl i bestræbelserne på fortsat at være en attraktiv leverandør af innovative automationsløsninger, robotter og CNC-maskiner.

- Vi er glade for nu at have gennemgået den eksterne auditering, hvor vi blev prøvet af på systemets egnethed og implementering i virksomheden. Auditeringen gik rigtig godt, og der blev udvist godt engagement fra alle medarbejdere. Og så viste auditeringen heldigvis også, at systemet allerede er implementeret godt og effektivt i Gibotech, slutter Henrik Anker.