Tiden flyver, indbakken er fyldt og der ligger flere ubesvarede opkald på telefonen. Pludselig er dagen gået, og du har ikke nået halvdelen af det du skulle. Det er frustrerende og kan være mindst lige så frustrerende for dine kunder og samarbejdspartnere, som forventer at høre fra dig.

Planlægning er bedre end brandslukning, og det kan derfor betale sig at få sat struktur i arbejdsopgaverne.

Her får du 5 gode råd om, hvordan du kan få bedre styr på en del af dine opgaver

1. Tag stilling til mails, breve og opkald fra kunder første gang, du støder på dem. Svar så vidt muligt på dem med det samme, så du ikke skal bruge tid på dem to gange. Ellers risikerer du, at opgaverne ikke kommer på listen og dermed går i glemmebogen. Er det noget der haster, og kan en anden hjælpe med at svare eller tage hånd om opgaven?

2. Når du modtager en mail, som du ikke kan besvare med det samme, så skriv et kort svar til afsenderen at du har modtaget mailen, og at du vil vende tilbage hurtigst muligt. Dermed ved afsenderen at de ikke er blevet overset og at de får et svar.

3. Del dagen op i blokke, så hver ting så vidt muligt sker til sin tid – og ikke i tide og utide, hvilket kan være meget forstyrrende. Beslut dig for eksempel for at ”Svare mails morgen og aften, lave administrative opgaver hver tirsdag og torsdag fra kl. 11 til 12, følge op på kunder og deres tilfredshed fredag mellem kl. 13 og 14” og så videre.

4. Skriv ned! Notér hvad du skal nå, hvem du skal ringe til, og markér de ting der haster. Så ved du hvad du død og pine SKAL nå, og hvad der godt kan vente en dag eller to. 

5. Brug 5 minutter hver dag inden du går hjem på planlægning af dagen i morgen. Hvilke aftaler er der i kalenderen, er der styr på disse, og hvad skal der tages hånd om, som du ikke nåede i dag.

Du kan læse mange flere  gode råd her på vores netside, hvor du også kan blive medlem af en arbejdsgiverorganisation for virksomheder, der gør sig umage.